Tegenwoordig moet alles sneller, beter, goedkoper en het liefst wel met een zo hoog mogelijke kwaliteit. Veel bedrijven focussen op het verbeteren van hun processen, maar verliezen soms de belangen van de klant uit het oog! Met LEAN zorg je er juist voor dat je jouw bedrijfsprocessen kunt optimaliseren in het belang van de klant. Lees verder en maak ook jouw supply chain LEAN!
Wat is supply chain
Een supply chain, of SC, is een proces dat met name plaatsvindt binnen productiebedrijven. Echter, in elke organisatie waarbij een bepaald product (of dienst) een aansluitend proces doorloopt van leverancier tot aan de klant, kan een supply chain plaatsvinden.
Een supply chain is de Engelse benaming voor ‘productieketen’. Het betreft alle handelingen die noodzakelijk zijn om goederen (of diensten) te vervoeren van leverancier tot aan eindgebruiken. In de supply chain komen de volgende onderdelen aan bod:
- Leveranciers
- Opslag van goederen
- Voorraadbeheer
- Logistiek
- Inkoop
- Klantenservice
- Planning
Supply chain in de praktijk
Hieronder volgt een voorbeeld van een commerciële wasserij waarbij de productie en het transport belangrijke onderdelen zijn van het verdienmodel. Dit is een goed voorbeeld om een beter beeld te scheppen van de supply chain.
- De wasserij koopt via een externe leverancier het op maat gemaakte textiel van beddengoed in bij een externe leverancier. (inkoop)
- De leverancier transporteert het textiel naar de wasserij. (transport)
- Bij de wasserij wordt het nieuwe textiel tijdelijk opgeslagen (opslag van goederen en voorraad beheer)
- Het nieuwe textiel doorloopt een was proces en wordt vervolgens netjes uitgeleverd aan de klanten van de wasserij (logistiek en transport)
Om dit proces te realiseren is een overzichtelijke en haalbare planning cruciaal. Hiervoor schakelen veel organisaties een interne- of externe vervoersmanager in om de planning te waarborgen. De vervoersmanager regelt ook alle vergunningen zorgt dat jouw organisatie aan de juiste eisen voldoet om goederen te transporteren. Een vervoers- of logistiek manager is dus niet alleen op de hoogte van de eisen van de NIWO vergunning, maar ook wanneer het nodig is om ontheffingen aan te vragen.
De klantenservices draagt bij aan de korte lijntjes tussen organisatie en leverancier en met de klant, gedurende de supply chain. Wanneer er bijvoorbeeld verspillingen plaatsvinden, zoals later in dit artikel wordt toegelicht, is de klantenservice de eerste contactpersoon. De klantenservice dient dus op de hoogte te zijn van de stappen binnen de supply chain om klanten leveranciers snel te kunnen helpen.
Wat is LEAN
LEAN is een strategie die zich hoofdzakelijk richt op het creëren van toegevoegde waarde voor de klant. Het uiteindelijke doel is om een zo efficiënt mogelijk proces te ontwikkelen voor de organisatie waarbij zo veel mogelijk waarde wordt gecreëerd voor de klant. Het is bij LEAN belangrijk om te denken vanuit klant perspectieven, in plaats van vanuit het belang van de organisatie.
Een proces middels LEAN optimaliseren doe je door de verspillingen van het huidige proces in kaart te brengen. De LEAN-methode richt zich op 8 soorten verspillingen:
Overproductie
Bij overproductie produceer je letterlijk (ongevraagd) meer dan wat de klant nodig heeft. Hierdoor blijf je over met een rest wat als verspilling van product, maar ook als verspilling van tijd wordt gezien. Bijvoorbeeld wanneer op de menukaart puur ‘hamburger’ staat vermeld, dan verwacht je dat je ook enkel een hamburger krijgt. Echter, de keuken besluit om 2 hamburgers op te dienen inclusief friet, salade, extra groente en sauzen. Natuurlijk is het fijn om meer te krijgen dan je verwacht, maar te veel kan ook negatief werken. Je moet meer dan de helft laten staat. Dit moet vervolgens worden weggegooid omdat etensresten niet nog eens gebruikt mogen worden. Hierdoor wordt het restaurant opgezadeld met extra afval en extra werk om dit op te ruimen. Daarnaast heeft de keuken extra tijd gestoken in een onnodige bereiding.
Overproductie gaat hand in hand met verduurzamen en het reduceren van afval en andere verspillingen. Meer weten hoe je jouw bedrijf kunt verduurzamen? Lees dan ook Tips voor een duurzamer bedrijf voor handige tips!
Wachten
Wachten is nutteloze tijd in elk proces. Het is alleen een verspilling wanneer je de verdere processtappen niet kunt uitvoeren. Wanneer jij bijvoorbeeld producten verkoopt aan klanten, terwijl jij ze zelf inkoop bij een leverancier. Dan moet je wachten tot je de producten kunt doorverkopen. Zolang jij deze producten niet ontvangt van de leverancier, en dus moet wachten, komen er geen inkomsten binnen. Wachten is daarom een verspilling van tijd en geld.
Transport
Transport, ofwel het vervoeren van goederen, kan net als wachten worden gezien als een verspilling. Het is daarom belangrijk om een zo efficiënt mogelijk (route)planning te ontwikkelen voor zowel de chauffeurs als de productie. Hierdoor kun je de transporttijd zoveel mogelijk reduceren en eventueel besparen op extra personeel. Veel organisaties kiezen ervoor om het gehele logistieke proces uit te besteden aan een externe vervoersmanager. Dit biedt de organisatie kansen om te focussen op de core-business en kan leiden tot een efficiënter transport!
Beweging
Ook de verspilling van beweging kun je letterlijk opvatten. Werkt jouw organisatie nog veel met hardcopy documenten die fysiek van de ene naar de andere afdeling worden gebracht? Dan wordt overbodige tijd gestoken in het lopen en verplaatsen van de documenten tussen de afdelingen. Dit lijkt in eerste instantie niet lang en gaat misschien maar over een paar minuten per dag. Echter, op de lange termijn kunnen deze tijden toch stevig oplopen. Ben jij dagelijks in totaal 20 minuten kwijt aan op en neer lopen? Dan is dat dus al een verspilling van meer dan 4 uur (ofwel een halve werkdag) per maand!
Talent
Een verspilling in talent heeft te maken met de kwaliteiten van de werknemers. Wanneer een universitair gediplomeerde werknemer met 6 jaar ervaring in zijn vakgebied, als ‘simpele’ productie medewerker wordt ingezet, wordt zijn talent als het ware verspild. Zijn expertise komt niet tot zijn recht en daarbij wordt hij voor een ‘simpel’ klusje hoogstwaarschijnlijk meer betaald dan nodig.
Defecten/ fouten
Defecten of fouten betreft zaken die fout zijn geproduceerd, terug worden gestuurd of tijdelijk stil liggen. Al deze aspecten dienen te worden hersteld of zelfs opnieuw geproduceerd. Een miscommunicatie of personeel dat niet goed is opgeleid, zijn hiervan enkele oorzaken.
Voorraad
Het hebben van een voorraad in een productiebedrijf is altijd handig. Bij onvoorziene omstandigheden kan er altijd worden teruggegrepen naar de voorraad. Echter, een te grote voorraad is ook niet wenselijk. Het opslaan van goederen neemt namelijk een hoop ruimte in beslag. Daarbij, hoe langer producten blijven liggen, des te meer gaat de kwaliteit erop achteruit! Hierdoor kan het zijn dat op de langere termijn sommige producten niet meer bruikbaar zijn en alsnog worden weggegooid.
Overbewerking
Overbewerking heeft veel raakvlakken met overproductie. Ook hierbij gaat het om ‘te veel’. Echter, overproductie richt zich op het onnodig meer produceren van een product, terwijl overbewerking meer dienstgericht is. Stel jij werkt in de administratie en schrijft regelmatig mails, jouw directe leidinggevende dient deze mails te controleren voor je ze verstuurd en de manager van het bedrijf controleert de mails vervolgens ook nog een keer. Deze extra controles zijn vaak onnodig en maken weinig verschil.
De supply chain verbeteren door LEAN
Om jouw supply chain meer LEAN te maken, dien je het perspectief van de klant aan te nemen. Laten we de verspilling overbewerking als voorbeeld nemen. De eerste persoon schrijft een mail naar de klant. Hier zullen misschien enkele foutjes instaan, maar deze zijn nihil. De eerste corrector haalt deze eruit en stuurt de mail door naar de manager. De manager leest de mail nogmaals, keurt hem goed en verstuurd hem naar de klant. Heeft de klant er baat bij dat de e-mail 3x wordt gecontroleerd? Waarschijnlijk is het antwoord ‘nee’! Natuurlijk is dit deels afhankelijk van de dienst of product dat je levert. Maar in de meeste gevallen, worden mails vluchtig gelezen. De minimale foutjes die erin zouden staan, worden vaak over het hoofd gezien.
Om de supply chain volgens deze verspilling van LEAN aan te pakken, kun je de twee controle punten weghalen. Het resultaat blijft hetzelfde alleen wordt er tijd (en dus ook geld) in de keten bespaard!
